Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Phần mềm quản lý hồ sơ thông minh hiện nay

309 Views
Số lượng hồ sơ của cơ quan, doanh nghiệp ngày càng nhiều, việc quản lý và tìm kiếm đang kiến bạn nhức đầu và bạn muốn tìm kiếm một giải pháp để giải quyết những vấn đề gặp phải. Phần mềm quản lý hồ sơ sẽ giúp bạn điều này.

Bạn có gặp phải những vấn đề dưới đây?

Theo năm tháng số lượng và khối lượng hồ sơ của cơ quan ngày càng nhiều lên nhưng số lượng nhân viên hành chính, diện tích lưu trữ thì có hạn. Công việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ càng ngày càng tốn nhiều thời gian cũng như công sức của nhân viên. Không những thế hồ sơ còn rất dễ bị thất lạc trong quá trình tìm kiếm và làm việc. Làm sao để cùng một lúc giải quyết những vấn đề này?


Bạn tìm kiếm một phần mềm đề thay cơ quan quản lý số lượng hồ sơ khổng lồ đó nhưng vấn còn mơ hồ về những chức năng và công dụng mà phần mềm này cũng như không biết doanh nghiệp nào cung cấp phần mềm hoạt động hiệu quả nhất. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu và có thể đưa ra quyết định sáng suốt cho cơ quan của mình.

Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ

Được tập hợp trên một hệ thống quản lý, hồ sơ của cơ quan hay doanh nghiệp bạn chắc chắn sẽ không bị hư hỏng hay thất lạc. điều này đảm bảo cho quá trình làm việc chuyên nghiệp và thuận lợi hơn. Bạn sẽ không phải bận tâm khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, không phải lo việc mở rộng kho lưu trữ, không phải đau đầu mỗi khi tìm kiếm một bộ hồ sơ giữa hàng nghìn hàng vạn bộ hồ sơ khác, cũng không cần cất công đến kho tài liệu mỏi mắt tìm kiếm nữa.


Mọi công sức và lo lắng đó có thể được giải quyết, thu gọn lại bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính. Nhân viên của bạn được thảnh thơi nhưng vẫn làm việc năng suất hơn, bạn cũng sẽ không phải phiền não, bực dọc vì tình trạng làm việc chạm chạp của nhân viên. Môi trường làm việc của cơ quan trở nên thông minh và hiện đại là yếu tố quan trọng để khách hàng, đối tác, người dân đánh giá cao và tin tưởng.....

Phần mềm nào uy tín hiện nay?

Biết được những lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ mang lại nhưng việc lựa chọn phần mềm uy tín cũng là một việc làm cần thiết. Theo quan sát và trải nhiệm thực tế của nhiều tổ chức thì phần mềm quản lý tài liệu DocPro đang được sự tin tưởng của rất nhiều lĩnh vực, nhành nghề. Hiện nay phần mềm này đang được sử dụng ở nhiều cơ quan hành chính nhà nước, cũng như giáo dục, y tế và doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tài liệu DocPro do công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên những công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. Với 10 năm kinh nghiệp, FSI là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Việt Nam. Nhờ kinh nghiệm làm việc với nhiều tổ chức thuộc đa dạng ngành nghề trên khắp đất nước, FSI hiểu rõ được những vấn đề trong khâu quản lý tài liệu trong đó có quản lý hồ sơ và cho ra phần mềm hữu hiệu nhất dựa trên những nhu cầu thiết thực của đại bộ phận các cơ quan, tổ chức hiện nay.

Với tính ứng dụng cao và hiệu quả, DocPro đã 2 năm liền đạt giải thưởng SAO KHUÊ cho phần mềm công nghệ xuất sắc.


Không những thế, nhằm giúp đỡ và giải quyết bài toán lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp khởi nghiệp, FSI cùng sở KHĐT thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm Docpro cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”. Đăng ký dùng thử tại đây.

Các tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu DocPro:

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:

1. Thu nhận dữ liệu thông tin:

- Nhập và phân loại thông tin

- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách

- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các

kho chứa khác

2. Quản lý tài liệu lưu trữ:

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản

- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người

- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí

- Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng

- Sao lưu - phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình

- Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao

Đánh giá bài viết:
In tại đây