Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Phần mềm quản lý công văn – phép màu lưu trữ tài liệu

2414 Views
Hiện nay, phần mềm quản lý công văn được rất nhiều ngành nghề, cơ quan, tổ chức quan tâm bởi tính hữu dụng và tính “tương lai” lâu bền của phần mềm này.

Bạn thường quản lý công văn như thế nào?


Có thể hiện tại bạn vẫn đang sử dụng phương pháp lưu lại tài liệu công văn, hồ sơ bằng hinh thức giấy rồi cất giữ trong kho và nhận thấy những hạn chế mà phương pháp truyền thống này gây ra cho doanh nghiệp và tổ chức của minh. Hiện tại bạn đang tìm kiếm một giải pháp để khắc phục cũng như có thể sử dụng lâu dài trong tương lai. Thì đây chắc chắn là bài viết mà bạn quan tâm.

(Lưu trữ, quản lý công văn tài liệu truyền thống)

Những năm về trước, việc lưu trữ tài liệu luôn là việc của giấy tờ, việc quản lý và tìm kiềm tài liệu luôn là việc làm tốn thời gian, tốn kinh phí của công ty và gây chán nản cho nhân viên thì ngày nay đã có phương pháp để giải quyết tất cả những vấn đề kể trên. Phần mềm quản lý văn bản, công văn sẽ thay thế cho kho lưu trữ, thay thế cho giấy tờ…. giúp bạn quản lý số lượng tài liệu khổng lồ của doanh nghiệp mình mà không lo tài liệu bị hư hỏng hay thất lạc. Tất cả những công việc rườm rà tốn thời gian liên quan tới công văn sẽ thu lại bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính.

Cái mới hiện đại thay thế cái cũ lỗi thời.

Cũng giống như máy móc giải phóng sức lao động, thay thế cho lao động tay chân, đèn điện thay thế cho nến và đèn dầu… thì phần mềm quản lý công văn sẽ thay thế phương pháp lưu trữ truyền thống còn nhiều thiếu sót và rủi ro. Cái mới thay thế cái cũ là tất yếu, những người nhanh nhạy biết áp dụng công nghệ mới vào quá trình làm việc sẽ giúp năng xuất làm việc hiệu quả, hơn nữa trong thời đại kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt thì ai nhanh hơn chính là kẻ chiến thắng.


Phần mềm quản lý công văn không chỉ giúp việc lưu trữ công văn dễ dàng, bền vững mà thông qua đó còn thúc đẩy tiến trình công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Thay vì mất hàng giờ tìm kiếm tài liệu công văn trong kho thì với phần mềm quản lý tài liệu bạn chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm và trong nháy mắt tài liệu đã xuất hiện trước mặt bạn. Không gian lưu trữ chiếm diện tích và chi phí lớn cũng có thể đc dẹp bỏ chỉ bằng một phần mềm vô hình nhưng lại có sức chứa gần như là vô hạn. Vậy tại sao không sử dụng phần mềm này mà phải mất tiền, mất thời gian loau hoay với phương pháp cũ đã không còn phù hợp.

Phần mềm quản lý công văn DocPro

DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.

FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Trong năm 2016, Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊ 2016, 2017 cho phần mềm công nghệ xuất sắc.



Từ mong muốn tạo ra một sản phẩm Việt Nam nhằm trợ giúp doanh nghiệp có hành trang khởi nghiệp hiệu quả, FSI với hơn 10 năm hoạt động và phát triển, nhằm khuyến khích và cổ vũ cho cộng đồng khởi nghiệp , FSI phối hợp với Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh mang đến cơ hội trải nghiệm phần mềm miễn phí Bộ công cụ quản lý tài liệu. Để đăng ký dùng thử phần mềm quản lý tài liệu này, click tại đây.

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:

1. Thu nhận dữ liệu thông tin:

- Nhập và phân loại thông tin

- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách

- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các

kho chứa khác

Từ mong muốn tạo ra một sản phẩm Việt Nam nhằm trợ giúp doanh nghiệp có hành trang khởi nghiệp hiệu quả, FSI với hơn 10 năm hoạt động và phát triển, nhằm khuyến khích và cổ vũ cho cộng đồng khởi nghiệp , FSI phối hợp với Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh mang đến cơ hội trải nghiệm phần mềm miễn phí Bộ công cụ quản lý tài liệu.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ:

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản

- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người

- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí

- Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng

- Sao lưu - phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình

- Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao

Hiện tại, FSI phối hợp cùng Sở KHĐT sở KHĐT TP Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mại bộ công cụ quản lý tài liệu cho doanh nghiệp khởi nghiệp nhằm khuyến khích phát triển và giúp giải quyết vấn đề quản lý văn bản. Các bạn đăng ký tại  : http://docpro.vn/dang-ky.html

Đánh giá bài viết:
In tại đây