Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Cách quản lý văn bản đi và đến hiệu quả nhất

140 Views
Quản lý văn bản đến và đi ở các doanh nghiệp hiện nay là vô cùng quan trọng. Hệ thống quản trị văn bản DocPro là một trong những phẩn mềm tiêu biểu trong việc giải quyết các vấn đề khó khăn liên quan đến các loại văn bản tại nhiều đơn vị.

Hiện trạng quản lý văn bản đi và văn bản đến ngày nay

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 

Ngày nay, ở mọi các đơn vị tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì  thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay. 

Nhiều văn bản chưa được tổ chức khoa học tại các doanh nghiệp

Nghị định của chính phủ về quản lý văn bản

Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thì các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm công bố danh mục, lộ trình cung cấp các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, và hướng dẫn tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch với cơ quan nhà nước khi thực hiện các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng. 

Nghị định nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó. 

DocPro – phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp

Bởi những lý do trên, công ty FSI đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản mang tên DocPro. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại. 

DocPro là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

DocPro là hệ thống quản trị tài liệu thông minh

Quản lý văn bản đến và văn bản đi lại chưa bảo giờ dễ dàng hơn đến thế với DocPro. Còn rất nhiều điều thú vị về phần mềm quản lý văn bản Docpro đang chờ bạn khám phá.

Xem thêm: 
Đánh giá bài viết:
In tại đây