News

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Phần mềm quản lý tài liệu docpro

163 Views
Phần mềm quản lý tài liệu DocPro dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ tài liệu sao cho hiệu quả, tránh lãng phí

Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.

Bằng phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu thường được tiến hành theo cách thủ công là phân loại, bố trí, sắp xếp lại giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Số lượng các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, công văn trong quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều theo thời gian. Do đó, việc chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, các kho tài liệu hay lưu trữ thông tin trên máy tính cũng cần được mở rộng liên tục, chưa kể đến cần có thêm các biện pháp xử lí yếu tố khách quan như nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc… Tài liệu lưu trữ lâu ngày thường khó tránh khỏi tình trạng bị hỏng, không nhìn rõ thông tin ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc.

Đã có nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được tính toán, thiết kế không hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau vài năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn là đáp ứng được nhu cầu mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu văn bản, được thiết kế dựa trên nghiên cứu quản lý hiện đại, tính toán thiết kế sao cho đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.


Phần mềm quản lý tài liệu DocPro do Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp. Vậy phần mềm quản lý tài liệu DocPro là gì?

1.  DocPro là một phần mềm giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

2.  Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng văn bản, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức.

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:

1.  Thu nhận dữ liệu thông tin:

- Nhập và phân loại thông tin

- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách

- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác

2.  Quản lý tài liệu lưu trữ :

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản

- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người

- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí

- Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng

- Sao lưu - phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình

- Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu DocPro?

- Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin và phân loại tài liệu

- Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn

- Nâng cao hiệu quả công viêc, tiết kiệm chi phí vận hành

- Hoạt động trên Internet cũng như trong mạng nội bộ tuỳ theo nhu cầu của người dùng, giúp chúng ta có thể truy cập dữ liệu tại bất cứ đâu.

- Khả năng tùy chỉnh linh hoạt với mọi nhu cầu của người dùng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính bảo mật cao.

Để trải nghiệm các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: http://docpro.vn/dang-ky.html

Hoặc liên hệ Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI

Website: www.docpro.vn – www.fsivietnam.com.vn  

Hotline: 0904 805 255

Email: support@fsivietnam.com.vn

Rating content
Print here